Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen für Travelmanager
Die Travelmanager Buchungssoftware ermöglicht es Ihnen, eine Vielzahl von automatisierten E-Mails an Kunden und Mitarbeiter zu versenden. Diese Funktion verbessert nicht nur die Kommunikation, sondern sorgt auch dafür, dass alle Beteiligten stets informiert sind. Hier sind einige der wichtigsten automatisierten E-Mail-Benachrichtigungen, die Sie einrichten können:
- Kundenbenachrichtigung x Tage vor Fahrt: Sie können selbst festlegen, wie viele Tage vor der Fahrt der Kunde benachrichtigt werden soll. Diese E-Mail dient dazu, den Kunden daran zu erinnern, ob er alle Unterlagen für die Fahrt erhalten hat, und darauf hinzuweisen, dass Lebensmittelunverträglichkeiten vorab gemeldet werden müssen.
- Erinnerung an Kunden bei Vormerkung: Mit dieser Automatisierung können Sie Ihren Kunden an das Angebot oder die Vorreservierung erinnern. Das Erinnerungsdatum können Sie individuell für jede Buchung in der Buchungsmaske festlegen.
Erinnerung an Kunden
Die Erinnerungsfunktion für Kunden ist ein wichtiges Tool, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden stets gut informiert sind. Wenn Sie das Erinnerungsdatum in der Buchungsmaske festlegen, wird automatisch eine E-Mail an den Kunden versendet. Diese E-Mail kann folgende Informationen enthalten:
- Bestätigung des Angebots oder der Vorreservierung.
- Hinweise auf notwendige Unterlagen oder Informationen, die der Kunde bereitstellen sollte. So können Sie sicherstellen, dass der Kunde keine wichtigen Details vergisst und sich optimal auf seine Reise vorbereiten kann.
Erinnerung an Backend User
Die Erinnerungsautomatisierung für Backend-User ist ein effektives Mittel, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter stets auf dem Laufenden sind. Wenn Sie ein Erinnerungsdatum in der Buchungsmaske festlegen, erhält der letzte Sachbearbeiter des Vorgangs automatisch eine Benachrichtigung. Diese kann folgende Inhalte umfassen:
- Erinnerung an das Angebot oder die Vorreservierung.
- Wichtige Informationen, die für die Bearbeitung des Vorgangs relevant sind. Durch diese Funktion wird die Effizienz in Ihrem Team gesteigert und die Kommunikation verbessert.
Bewertung nach der Fahrt
Nach der Fahrt können Sie Ihren Kunden eine E-Mail senden, in der Sie um eine interne Bewertung bittest. In dieser E-Mail haben Sie die Möglichkeit:
- Den Kunden um Feedback zu bitten, um die Qualität Ihrer Dienstleistungen zu verbessern.
- Bei einer positiven Bewertung können Sie den Kunden dazu anregen, Sie auf Plattformen wie Google zu bewerten. Diese Rückmeldungen sind entscheidend, um die Kundenzufriedenheit zu messen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
Zahlungsbenachrichtigung an Kunden
Sobald eine Zahlung manuell verbucht wurde, wird automatisch eine E-Mail an den Kunden verschickt, vorausgesetzt, die E-Mail-Adresse ist vorhanden. Diese Benachrichtigung enthält:
- Bestätigung der Zahlung.
- Informationen über den weiteren Ablauf oder nächste Schritte. Auf diese Weise bleibt der Kunde stets informiert und Sie können das Vertrauen in Ihre Dienstleistungen stärken.
Benachrichtigung bei neuer Buchung
Bei jeder neuen Buchung wird automatisch eine E-Mail an die in der Linienverwaltung hinterlegte Adresse gesendet. Diese E-Mail enthält wichtige Informationen wie:
- Details zur neuen Buchung.
- Kontaktinformationen für Rückfragen. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Mitarbeiter sofort über neue Buchungen informiert sind und entsprechend reagieren können.
Benachrichtigung an die Buchhaltung
Sobald ein neuer Kunde angelegt wurde, erhält die Buchhaltung automatisch eine E-Mail. Diese E-Mail informiert über:
- Die Anlegung des neuen Kunden.
- Wichtige Kundendaten, die für die Buchhaltung relevant sind. Diese Automatisierung hilft, die Effizienz in der Buchhaltung zu steigern und sicherzustellen, dass alle Informationen zeitnah erfasst werden.
Benachrichtigung bei neuer Mitarbeiteranmeldung
Wird ein neuer Mitarbeiter angelegt, erhält die Personalabteilung automatisch eine E-Mail. Diese E-Mail beinhaltet:
- Informationen über den neuen Mitarbeiter.
- Anweisungen zu den nächsten Schritten im Onboarding-Prozess. So wird sichergestellt, dass die Personalabteilung immer auf dem neuesten Stand ist und alle notwendigen Maßnahmen schnell ergreifen kann.
Benachrichtigung bei Ausstattung
Wenn eine bestimmte Ausstattung gebucht wird, können Sie in der Linienverwaltung unter “Weitere Einstellungen – Ausstattung” den Ansprechpartner hinterlegen, an den die E-Mail verschickt werden soll. Diese E-Mail enthält:
- Details zur gebuchten Ausstattung.
- Informationen über den weiteren Ablauf oder besondere Anforderungen. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Personen informiert sind und entsprechend handeln können.
Teilnehmerliste vor Beginn
Der automatisierte Versand der Passagierliste erfolgt x Stunden vor der Abfahrt. In der Verwaltung Schiffe können Sie für jedes Schiff den Empfänger definieren. Diese E-Mail beinhaltet:
- Die vollständige Passagierliste.
- Wichtige Informationen für das Bordpersonal. Durch diese Automatisierung wird sichergestellt, dass alle notwendigen Informationen rechtzeitig zur Verfügung stehen.
